「太久以前的紀錄沒有了」救不了公司——賃金台帳・出勤紀錄的保存義務（勞基法109條）
2025-06-23
5秒結論
公司必須調製賃金台帳（勞基法108條），並將勞動者名簿・賃金台帳・出勤簿等重要紀錄保存5年（當分の間3年。109條・143條1項）。殘業代訴訟中「紀錄已廢棄」的主張不是免罪符——反而容易招致以勞工側資料做的推計認定。保存體制與開示請求對應的實務。
離職者請求過去的殘業代，公司回答「那麼久以前的打卡紀錄已經沒有了」——這句話在法律上救不了公司，反而可能變成對公司不利的材料。
公司的調製・保存義務
- 勞動者名簿（勞基法107條）：每個勞工的氏名・生年月日・履歷・業務種類・雇入日・退職日與事由等。
- 賃金台帳（108條）：每次支付賃金時遲滯なく記入氏名・性別・賃金計算期間・勞動日數・勞動時間數・時間外／休日／深夜勞動時間數・基本給與手當的種類別金額・控除內容（施行規則54條）。
- 保存義務（109條）：勞動者名簿・賃金台帳及雇入・解僱・災害補償・賃金其他勞動關係的重要書類（出勤簿・タイムカード・殘業申請書等），保存5年——2020年修法由3年延長，經過措置下當分の間3年（143條1項）。違反有30萬日圓以下罰金（120條1號）。
此外，安衛法上的勞動時間狀況紀錄也要保存3年（安衛則52條の7の3第2項）。賃金請求權的消滅時效是5年（當分の間3年。勞基法115條・143條3項）——保存期間與時效期間連動設計：時效還沒完成的期間，紀錄本來就該在。
「沒有紀錄」反而對公司不利
殘業代訴訟中，勞動時間的立證責任原則在勞工側，但公司有上述調製・保存義務+客觀把握義務（安衛法66條の8の3）。裁判例的傾向：公司不保存・不提出紀錄時，以勞工側的手帳・電郵送信紀錄・通勤IC卡・家人的訊息等做概括的・推計的認定，不明確的部分以對公司不利的方向解決的案例不少。「廢棄了」不是免罪符，反而可能被評價為義務違反——等於把時間認定的主導權讓給對方。
開示請求・文書提出命令
離職者以內容證明請求開示賃金台帳・出勤紀錄時，拒絕的實益很小：訴訟中對方可聲請文書提出命令（民事訴訟法219條以下），正當理由なく不提出，法院可認定對方主張為真實（224條）。賃金台帳未調製・虛偽記載（故意不記入殘業時間）本身違法（120條），也會成為勞基署申告・是正勧告的對象。
公司該整備的體制
- 保存年限的統一：勞務關係書類一律保存5年（配合時效的完全5年化準備）。廢棄規程有「3年銷毀」的，現在就改。
- 電子化：打卡資料・賃金台帳以可檢索形式電子保存，離職者資料也不例外。
- 台帳記載的完整性：勞動時間數・時間外時間數的欄位空白或全部「0」的台帳，在調查・訴訟中都是減分項。
- 請求來了先評估：收到開示請求，先讓律師檢證時效完成範圍・固定殘業代・管理監督者該當性等爭點，預測請求額再決定對應方針。
※ 本文為一般性的法律資訊，而非針對個別案件的法律意見。實際案件請務必諮詢律師。本文內容以撰寫日（2025-06-23）時點的日本法令・判例為準，之後可能因修法等而有變更。