離職員工寄來「內容證明」請求加班費——放著不管是最糟的選擇

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某一天，公司收到一封「內容證明郵便」。寄件人是幾個月前離職的員工（或他的律師），內容是：請求過去3年份的未付加班費。

這種時候，日本的公司最不該做的事，就是放著不管。

「內容證明」是什麼

內容證明是日本郵局的一種服務：由郵局證明「誰、在哪一天、寄了什麼內容的信」。功能上類似台灣的存證信函。

重點是它的法律意義。請求付款的內容證明，在日本民法上是「催告」（民法150條）：催告之後6個月內，消滅時效不會完成（時效完成猶予）。換句話說，對方寄內容證明，通常是為了先保住時效，接下來在6個月內提起勞動審判或訴訟。寄到這一步的人，多半已經諮詢過律師。

放著不管，金額會變成什麼樣

加班費請求不會因為無視而消失。相反地，數字會越滾越大：

• 時效是3年：2020年4月以後發生的工資債權，消滅時效是3年（勞動基準法115條、附則143條3項）。也就是說，對方可以一次請求過去3年份。
• 離職後的遲延損害金是年14.6%：員工離職後的未付工資，依「賃金支払確保法」6條，遲延損害金是年14.6%——遠高於一般的法定利率。
• 法院可以命令支付「付加金」：加班費未付的案件進入訴訟後，法院可以命令公司在未付額之外，再支付最高同額的「付加金」（勞動基準法114條）。最壞的情況，支付總額接近2倍。

不該做的三件事

• 不要無視：不回應，對方就直接走勞動審判或訴訟。到了法院才開始準備，已經慢了一大步。
• 不要打電話去罵人：「忘恩負義」「不想給你」——這類情緒性的發言很可能被錄音，變成對公司不利的證據。
• 不要銷毀或「修改」出勤記錄：這是致命的。打卡記錄、電腦登入記錄消失或被改動，法院很可能依員工方的主張認定勞動時間，公司還會完全失去信用。

另外，也不建議立刻全額照付。對方的計算不一定正確：期間、單價、固定残業代的處理，都有核對的空間。

正確的初動

• 確認請求的期間和內容：請求的是哪段期間、金額怎麼算出來的。
• 收集公司這邊的資料：出勤記錄、工資台帳、雇用契約書、就業規則。這些是檢證金額的基礎。
• 檢證法律上的爭點：固定残業代的約定有沒有效、該員工是不是真正的「管理監督者」、休息時間怎麼算——這些爭點的結論，會大幅改變金額。
• 儘早諮詢律師：如上所述，內容證明之後6個月內很可能進入法律程序。初動的品質，決定之後的交涉和訴訟。
• 知道付加金的迴避方法：依最高裁判所的判例，在事實審言詞辯論終結之前支付未付額的話，法院不能命令付加金。也就是說，正確計算、該付的儘早付，本身就是防禦。

收到內容證明不等於輸了。但「放著不管」和「情緒化對應」，會把可以處理的案件變成大案件。

※ 本文為一般性的法律資訊，而非針對個別案件的法律意見。實際案件請務必諮詢律師。本文內容以撰寫日（2025-06-17）時點的日本法令・判例為準，之後可能因修法等而有變更。